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製造業 木村直人のホームページ運用・代行【社内・代行会社編】


 

「木村さん、おはようございます、今日は早いですね」
「おはよう。そうなんだ、今日はホームページの更新日でね、念のため掲載内容をチェックしておかないと」

 

製造業の会社に勤める木村直人は、中途入社3年目で、今年から通常業務に加えウェブ担当も兼任している。
今日は、そのウェブ担当になってから初めて仕事が形になる日。

 

正直、インターネットのことはわからないことだらけ。
会社のパソコンは業務上使うので、事務処理やデータ作成はある程度慣れたものだが、インターネットのことになると別物だ。フェイスブックは自分のアカウントを持っているが、掲載は年に数回程度、それも一緒に飲んだ友人たちが、勝手にタグ付けした投稿に便乗した形だ。

 

私が勤める会社は創業30年ぐらいの会社で、規模は20名程度。
正直、社内にインターネットに詳しいと思われる人物はいない。

 

なぜ?木村直人が担当になったのか

そもそもなぜ、私がウェブ担当に選ばれたのか?
部長曰く「木村くん、パソコン得意でしょ」

 

ということだ。
パソコンが得意なことと、インターネットに詳しいことがイコールとはとても思えないが、、、すでに決定事項みたいだったので渋々承知した。(後々気づくが、インターネットに詳しいことと、ホームページ運用に詳しいこともイコールではないらしい)

 

■今回は物語風に。そして、インターネットとホームページの知識の違い


こんにちは、グルコム武本です。
今回は、製造業会社に勤める木村直人の「ホームページの運用・代行」ということで、主人公 木村直人(もちろん空想の人物です)が、自社のウェブ担当になり、試行錯誤しながら自社サイトの運用や制作会社(以下、運用代行会社)を通じて代行業務を依頼する。そんな内容を物語風に書いています。

これからウェブ担当になる方、社内・制作会社との付き合い方 など、当社経験を踏まえ、注釈を入れながら物語風に書いていますのでご参考ください。

そして、、、
そうなんです。インターネットに詳しい=ホームページに詳しいは間違いです。ちなみに逆も然りですが、比較的、ホームページに詳しい人はインターネットにも詳しい人が多いです。(当社経験)

 

 

ウェブ担当に抜擢(?)された私の業務は主に、
自社ホームページの更新作業と、フェイスブックなどのホームページ以外で、会社のPRにつながるものがあれば企画・提案をしていく業務。

 

正直、営業も兼任している私からすると、
いい迷惑だ。

 

なぜなら、営業はノルマもあり成果基準がハッキリしているが、
ウェブ担当という仕事には、そういった基準が全くない。
これで営業成績が落ちた時に、部長がフォローしてくれるかが不安だ。

そんな、会社的にも私的にも手探りな状態で始まった自社のホームページ運用。

ホームページ運用はどこからやるべきか

 

何から手をつけるか?

 

そう思った時に、まずは自社サイトのトップページに、ニュース情報項目を設置して更新していくことが大事だと考えた。
他社ホームページを見てみると、製品情報や、展示会出展情報・報告などニュース情報を定期的に更新していて、会社としての活動もわかり、私的にも「社内にウェブ担当として活動していること」をアピールしやすい。

 

自社ホームページは5年前に作られたもので、
正直、ほったらかし状態だった。

 

最近、何がキッカケかはわからないが、役員連中もこれはさすがにマズいと感じたのか、急遽、運用代行会社にホームページの運用を依頼。修正内容を先方に渡し、事業内容などの古い情報を新しくしたばかり。(運用代行会社に関しては、当時作ってもらった会社との連絡先がわからず、結局、別の会社を探して修正してもらった)

 

今後の修正や運用については、この会社と二人三脚で進めていくことになるが、まずは私の方で、追加の修正内容・項目などを洗い出して、先方に伝えなければならない。

 

■ウェブ担当になったら、社内に自分の役割を伝えること


自分がウェブ担当者になったら、社内に、ウェブ担当としての業務内容を共有するようにしましょう(上司から通達してもらうのも必要です)。それをやっておこないとウェブ担当の業務内容を周りから理解してもらえず、協力も得られません。ニュース情報などのネタは、必ずと言って良いほど他部署の協力が必要です。

 

運用代行会社とのお付き合い方法

さて、先方にどうやって伝えるべきか?
ここは手探りでも先に進めていくしかないと思った私は、早速、運用代行会社とアポイントを取り、前述の「トップページに新たにニュース情報項目を追加したい」旨を伝えた。

 

念のため、ニュース情報項目を追加した際の「作業分担と連絡のやり取り」も確認。
掲載したい原稿をテキストデータ(メールでもOKとのこと)で渡せば、数日で掲載が可能とのこと。

 

ホームページ掲載までの流れはこんな感じだ。


・ニュース情報の掲載原稿の作成~運用代行会社にメール(私)
・メールできた掲載原稿をHTML化~テストサイトに掲載(先方)
・テストサイトのニュース情報掲載イメージの連絡(先方)
・テストサイトのニュース情報掲載イメージの確認、承認の連絡(私)
・公開予定日連絡後、当日本サイトに掲載(先方)
・本サイト掲載の確認~完了(私)


 

■運用代行会社を良い意味で巻き込んで打ち合わせをしましょう


今回の事業内容の一部修正や、ニュース情報の追加など、悪いことではないですが「木を見て森を見ず」という言葉があるように、まずは自社サイトの全体の方向性や修正内容を洗い出した上で、リニューアルなどに着手して行きましょう。
内容によっては、今回の修正やニュース情報項目の追加など、作業が重複してしまったり、後々の大幅な改善の際に一緒に作業をしてもらった方が、修正コストが安く済んだりする場合があります。
自社で判断が難しい場合は、この段階で運用代行会社も交えて打ち合わせをすると良いと思います。

 

今後自社サイトをどのように活用していくのか?
資料請求・カタログダウンロードなど導入するべきか?
スマホ対応はした方がいいのか?
ニュース情報更新用にブログシステムをいれるべきか?
統合できるページがあるか? など

 

とりあえず全体の流れが見えて一安心した私は、
営業会議の時に部長が「新製品を来月から販売する」という言葉を思い出し、これをニュース情報のネタにしようと考えた。
新製品を取り扱う担当部署に行き、概要をヒヤリング。製品名、発売日など間違ってしまうと致命的なので、念のため、内容をメールで送ってもらえるようにお願いした。

 

製造業 木村直人のデビュー戦

ウェブ担当としてのデビュー戦。
送られてきた新製品情報のメールを元に、早速記事を作成。
勝手がわからず、一時間ほど試行錯誤したが、やはり最初は欲張らずシンプルに最低限の情報で更新することに、、、

 

タイトル:9月2日より新製品を販売します。
本 文:●●製造株式会社では、9月2日より新製品(●●●処理機)を販売します。お問い合わせ・資料請求は 03ー××××ー××××まで

 

この内容を運用代行会社にメールして、作業完了。
後は先方より返信待ち。

さて、本業の営業に注力。明日の営業会議用に発表資料をまとめないと。
週に一回ある営業会議、ここでは各自1週間の活動報告と、来週の活動予定・目標を発表しなければならない。

 

そして当日の営業会議、
「今週はアポイント5件中、見積もり依頼が1件あり、来週提案を予定です」
「後は、ホームページ更新用に記事の作成と運用代行会社との打ち合わせでした」
「来週は、ホームページの更新予定が2件あり、アポイントはまだ入っておりません」

 

と、アポイント内容と進捗具合、そしてホームページに関する報告。
正直言うと他の営業マンの半分程度のアポイント数。
周りからの視線も気になる。。。

 

■なかなか理解されるのが難しい兼任ウェブ担当


事前にしっかり上司から部内に通達をしてもらいましょう。そして前述にあげたウェブ担当としての業務内容を周りにしっかり伝えること。理想は、ウェブ担当のみがベストですが、社内的に難しいようだったら、ウェブ担当主軸の営業サポート、という立ち位置でも良いと思います。

 

小一時間の営業会議を終えた後に、パソコンに届いたメールを見てみたら、早速ホームページの運用代行会社からの返信があった。
「更新内容のご連絡ありがとうございました。更新内容につきまして以下にてテストサイトにアップロードいたしましたのでご確認をお願いいたします。ご確認いただきまして変更等無いようでしたら、本日、17時までにご返信頂ければ、明日 9時までに本サイトへ公開させていただきます」

 

内容を確認したところ特に問題がなかったので先方にGOサインを出して、いよいよ明日記事が公開される。

 

そして当日。
些細なことだが、今日はウェブ担当になってからの初仕事が形になる日。
すこし緊張しながらも、今朝は早めに出勤。運用代行会社からの更新完了メールに備える。

 

「木村さん、おはようございます、今日は早いですね」
「おはよう。そうなんだ、今日はホームページの更新日でね、念のため掲載内容をチェックしておかないと」

 

8時半には会社に着いたので、他の業務メールを確認しながら、返信内容を作り下書き保存。このメールは10時以降に随時送信していく。

 

そんなことをしている内に先方からメールが、
件名:御社サイト ニュース情報更新作業の完了につきまして

 

制作会社から完了メールが届いたので、私は早速ブラウザを立ち上げ、自社サイトを閲覧してみる。

 

「ん?」

 

先方からは完了、ということでニュース情報が掲載されているはずであるが、私がみたところ、以前と変わっていない、、、
URLが間違っているのか?
もしかして、ページが違うのか?

 

など、一瞬頭が混乱したが、そんなことより先方に電話するのが一番だと思い、早速担当者に連絡をした。

 

「メールありがとうございました。早速ホームページを確認したのですが、変更がされていないみたいなんですが・・・」
「そんなことはないと思うのですが、こちらでは確認できています。念のため【再読み込み】をしてもらって良いですか?」
「再読み込み???」

 

■意外と多い、キャッシュの問題


ブラウザ側で、一度みたウェブサイトを再閲覧した際に、素早く表示できるように過去情報を記憶しています。解決するのには「再読み込み=リロード」で再度ウェブページを読み込むことで解決します(余談ですがリロードの他にスーパーリロード・フルリロードがあります)。

 

ウェブ担当になったら連絡事項をしっかりと

無事に表示確認もできて、ウェブ担当としての初仕事を終えた私は、コーヒー片手に5分ほど休憩。
9時過ぎにもなり顔見知りの社員も出社していたので、談笑がてらウェブ担当としての仕事を話していると、、、

 

社員「木村、その製品、確か1ヶ月リリース延びたんじゃなかったっけ?」
私「え?聞いていないけどっっっっw」

 

慌てて担当者に問合せたところ、急遽予定が変更になったのを伝え忘れていた。とのこと。
またまた慌てて運用代行会社に連絡をして、急遽ニュース情報を取り下げてもらった。

 

■連絡事項のルールをしっかり作っておくこと


ウェブ担当など新たな部署ができた際には、他の部署も、変更があった際に連絡など忘れがちです。
慣れるまでは、運用代行会社からのテストサイト時点でも、担当部署に確認をとり、念入りにコミュニケーションを取ることが大事です。

 

なんとかニュース情報を取り下げてもらったが、結局自社サイトは当初と余り変わっていない。私自身は色々作業・段取りなどをして時間をかけたのだが・・・

心なしか部長や部署内からも「木村君、1週間何やってたの?」
そんな空気を感じる。

私がウェブ担当として、活動していることや成果など、一体どうやって社内に伝えていけばいいのか・・・?
製造業会社に勤める木村直人の手探りな日々は続く

 

ウェブ担当者として活動・成果状況を伝えていくためには

今回は木村直人という空想の人物で物語風に書いてみました。
会社にとって、今までホームページの運用などやってこなかった場合、ウェブ担当としての業務も曖昧なまま進むことが多く、各部署・自部署での板挟みになることもあります。

 

そうならないためにも、事前に、例えばですが6ヶ月~1年ぐらいの短期間での計画を立てて、ウェブ担当としての業務内容を決めることが大事です。そして、この内容を上司にも確認してもらい、社内で共有することも大事です。ウェブ担当になった場合、他部署からの協力は必須です。

 

本サイトに掲載されるタイミングや、修正・変更があった際の業務フロー・日数などもしっかりと把握して、これも社内に通達するようにしましょう。

 

成果状況を伝える手段としては、
まずは、前述の計画を立てた上で、進捗具合や完了具合などの報告書を作成するようにしましょう。
ウェブ担当の業務は、社内にインターネットやホームページに詳しい人がいればいいのですが、そうでない場合、上司や周りからは理解されにくいこともあり「ほったらかし状態」になりがちです。
そうならないためにも、報告書を作成し、自ら上司に報告する日を決めることが大事です。

 

より詳しく成果状況を伝えるやり方の一つとして、
自社サイトにアクセス解析を導入して、レポートを作成するやり方もあります、こちらはまた後日書いてみようと思います。

株式会社グルコムについて

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