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作ってる？これで作業効率化！問合せ対応用のテンプレート文章

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作業効率を追求するあまり、
質を落としてはダメですよね。

それは論外ですが、、、
今回タイトル、問合せ対応用のテンプレート文章ですが、
みなさん作ってますか？

このテンプレート文章で気をつけなければならないのは、
決して、全ての文章をお決まりの内容にしないこと。

業種・サービスによって作り方は変わってくると思いますが、
ある程度、決め打ちで対応用のできる文章は
決めておくこと。

例えば、自社のサポート内容や特徴点
そして、お客様からはこんな声をいただいております。
みたいな安心・信頼を裏付ける文章。

よくある悪い例は、
見込客からの見積もり依頼などのメールへの返信が、
見積もり内容だけを書いて送るケース

pdfにて見積もりをお送りさせて頂きます。
宜しければご挨拶も兼ねまして一度お伺いをさせて頂ければと思いますので
以下の日程にてご検討のほどよろしくお願いいたします。

見込客は、数社にも見積もり依頼をしている可能性が高いので、
万が一金額が他社より高い場合、
見積もり部分でしか比較ができないので、
そこで失注する可能性が高くなりますよね。

企画提案要素が高いのであれば、
自社の特徴などを伝えた上で、

より具体的にヒヤリング・企画提案をさせて頂きたいので
以下の日程にてお伺いをさせてください。
弊社ではお客様に満足していただくサービスを提供させて頂くために、対面での打ち合わせを重視しております。お打ち合わせ・企画提案などはもちろん無料ですのでご検討頂ければと思います、、、、

など、業種が定まっていない文章なので、
文章内容は抽象的ですが、
できれば、製品・サービス名を入れて、
より具体的に、相手に打ち合わせのメリットを伝えることが大事です。

こういった文章を事前に作っておくことにより
作業の効率化にも繋がりますし、
見込客のメールに対して、精度の高い返信ができるようになります。

大事なポイントは、
決めうちできるところと、
問合せによって変化するところを、
しっかりと決めておくこと。

です。
メール対応などのルール化など、
メールマガジンで詳細を書いていますので、是非参考にしてみてください。

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私たちは、2007年創業17年900サイト以上の実績がある会社です。グルコムでは、集客から見込み客の開拓・既存客との関係構築・維持、土台であるウェブ制作まで、一気通貫できる視野・サービスを提供できることが強みです。