ホームページ管理会社の乗換・変更する際に「押さえておきたい注意点と手順」はコレ

ホームページ制作会社との連絡が取れなくなった、対応が悪い、レスポンスが遅い、など担当者とのやりとりがうまく行かなくなったり、運用を続けていくうちに、機能やマーケティング観点から既存の管理会社では対応しきれない状況になったりと、そんな時にはホームページ管理会社の乗換・変更を検討する必要があります。

私たちも過去に900サイト以上の制作・運用を行なってきましたが、過去の経験も踏まえて、今回記事では「管理会社を乗換・変更する際に押さえておきたい注意点と手順」を解説していきます。

自社ホームページの管理状況を把握

まずは、管理会社を乗換・変更する際は、いきなり別のホームページ管理会社を探すのではなく、まずは以下の点を確認してください。

既存ホームページ管理会社との契約内容

自社ホームページと管理会社との契約関係を確認しましょう。

・ホームページの所有権
・契約年数により縛り
・管理会社が変更できるか
など

ドメイン・サーバーについて

そして、契約しているドメイン・サーバーの会社・プランを把握しておきましょう。
いざ、別のホームページ制作会社に乗り換える時にサーバー調査等が必要になりますので、その際に必要な情報になります。

ホームページに関連しているシステム・プログラム

検索機能・決済機能・ブログシステム・フォーム機能などが入っている様でしたら、事前に把握しておく必要があります。
導入されている機能によっては、乗り換え先のホームページ制作会社では対応ができない、といった可能性もあります。

ホームページ管理会社の乗換・変更する理由をリストアップ

前述の内容を踏まえて、新たに乗換・変更する理由をリストアップしておきましょう。

・既存管理会社の対応面の問題
・毎月の費用感の問題
・ホームページに新機能を導入したいが既存管理会社では対応ができない
・集客強化をしたいが既存管理会社では対応ができない
・自社運用から外注に変更したい
など

リストを元に該当しそうなホームページ制作会社を選定

ここまでの内容をまとめると、

・既存管理会社からの変更が可能
・ドメイン、サーバー確認済み
・既存ホームページの機能確認済み
・乗換・変更する理由リストアップ

上記の確認ができていると思います。ここまで確認ができていれば、後は該当するホームページ制作会社を探しましょう。
（実際に全てを完璧に把握することは難しいと思いますので、一部は、選定したホームページ制作会社に調査・協力してもらいましょう）

上記を確認していない状態で制作会社を選定してしまうと・・・

せっかく時間を作ってオンライン・対面等でホームページ制作会社と打ち合わせを行なっても、

・予算に合わない見積もりが提出された
・制作はできるがウェブマーケティングができないホームページ制作会社だった
・機能面で対応ができないとの回答

などミスマッチが起きてしまいます。
そうならない為にも事前に確認をしっかりと行いましょう。

ホームページ管理会社の乗換・変更時の注意点

新しい管理会社との乗換・変更時の注意点ですが、まずは担当者の対応力・会話力に注意しましょう。
会社の実績はもちろんですが、これから長い付き合いになる担当者の対応が悪い様では話になりませんよね。
会社自体は実績があっても担当者に実績・知識が足りていないケースがあります。

・会社の実績は豊富だが、担当者の実績が足りていない
・担当窓口制になっており、社内で伝言ゲームになっている
・営業、制作、進行と担当者がバラバラで一元管理できていない

などがあります。良くあるケースとしては、ホームページ制作会社自体は「実績1000サイト以上！」となっているのですが、担当者自体の実績が数サイト程度・・・というケースです。
会社の実績は累積で出しているので、実際の各担当者の実績は少ないことが多いです。

担当者とこんな会話をしてみよう

担当者の実績等を知る例として以下の点に注意してみましょう。

・こちらの要望を汲み取ってくれているか
・会話に専門性を感じるか（※相手に伝わらない専門用語で進めるのはNG）
・その担当者の実績は十分か（※実際に過去の実績・事例を聞いてみよう）
・こちらの要望に対して、今後の流れ等をつまづくことなくスムーズに言えているか

ホームページ運用の手順

ホームページ管理会社の乗換・変更を行い、正常に運用を行える様にする為には以下手順が必要になります。

・既存管理会社からの引き継ぎ（サーバー情報、機能仕様、システムログイン情報 等）
・既存ホームページデータの調査
・上記情報を元にテスト環境にて既存ホームページと同様の内容を構築
・テスト環境にて運用テスト
・クライアントにテスト環境内容をフィードバック（状況によりログイン情報等共有）
・運用ルールの取り決め（運用方法・料金・更新タイミング等）
・運用スタート

主に上記流れになります。テスト環境を構築することにより、より安全に運用が可能になります。

まとめ

今回は、ホームページ管理会社の乗換・変更する際に「押さえておきたい注意点と手順」はコレ　ということで解説してきました。
大事な点は以下2点になります。

・既存ホームページの情報
・担当者の対応力

詳細は前述に書きましたが、大きく分けるとこの2点が大事です。
乗換・変更を検討する際にご参考いただければと思います。